Многие считают, что на подготовку новогоднего корпоратива достаточно потратить не более недели. На самом же деле организация новогоднего праздника занимает в среднем от 1 до 3-х месяцев. Чем ближе к дате проведения корпоратива, тем меньше шансов успеть все вовремя – найти отличный вариант по месту проведения, найти свободного ведущего, артистов и прочих.
Для большинства компаний подготовка к новогоднему празднику начинается с октября. Это позволяет получить максимум выгод для компании и в итоге получить отличный праздник, который запомниться всем на долгое время.
Выгоды от раннего начала подготовки к новогоднему корпоративу:
1. Выбор оптимального варианта по организации мероприятия. Компания-заказчик может провести тендер среди event-компаний. Для этого нужно предоставить подобным компаниям данные о компании, количество сотрудников, принимающих участие в корпоративе и пожелания от компании-заказчика, в том числе и бюджет, который компания готова выделить на организацию и координацию мероприятия. Это поможет получить большое количество интересных предложений. В них указывается тематика мероприятия, оптимальные варианты для мест проведения и смета по расходам на каждый отдельный пункт. Из предложений уже можно будет выбрать тот вариант, в котором за минимальную цену компания сможет получить максимум по наполнению развлекательной программы. Так, за одну и ту же плату одна event-компания может предложить скромный, спокойный корпоратив, а другая пригласит известного ведущего, различные танцевальные коллективы, а также проведений для проведения шоу-программ, в том числе бармен-шоу или огненное шоу.
2. Резервация места для проведения мероприятия. Многие кафе и рестораны предлагают скидки тем компаниям, которые зарезервировали дату за 2-3 месяца до проведения праздника. В некоторых случаях подписывается договор, в котором указывается, что стоимость предоставляемых услуг не будет изменяться вне зависимости от различных ситуаций, например, от инфляций и в случае невыполнения условий предоставления услуг, кафе или ресторан будет оштрафован или обязан предоставить блюда по цене такие же, как и другие, которые приготовить не смогли. Кроме того, компании-заказчики могут выбирать из не из списка «какие места остались свободными», а из всех возможных вариантов, которые удовлетворяют требования заказчика по оформлению, вместительности, стоимости и другим параметрам.
3. Возможность тщательно продумать и организовать мероприятие. При подготовке к празднику могут возникнуть сложности. Решить те или иные вопросы всегда поможет время. К таким сложностям относят отказ ведущего от работы, замена подрядчиков или замена номеров в развлекательной программе и их стоимость. К данному пункту можно отнести и поиск декора или реквизита для проведения праздника. Некоторые проекты отличаются сложностью в оформлении и приготовлении, требующие минимум месяца подготовки и перепроверки каждого шага.
Когда на подготовку к мероприятию выделяют большое количество времени есть возможность продумать каждую мелочь и выявить сложности или подводные камни еще задолго до самого праздника.
