В начале декабря меня пригласил один деловой Клуб Киева выступить перед участниками Круглого стола с дельными советами по теме «Праздник во время кризиса – как организовать корпоративное мероприятие при минимальном бюджете. Советы специалист». Я долго размышляла, как правильно построить свое выступление. Ведь от меня меньше всего ждали пафоса и профессиональных нравоучений. Всем было интересно услышать дельные советы, которые можно применить в реальной жизни.
На мой взгляд, советы получились простые и по делу. Надеюсь, мои слушатели смогли взять себе на заметку пару-тройку идей. Буду рада, если эти советы помогут сделать интересный и при этом малобюджетный праздник.
1. Почему необходимо проводить праздник в условиях кризиса?
Как минимум для того, чтобы крепить корпоративный дух сотрудников компании. В ситуации, когда компания в условиях кризиса не может выделить определенную сумму для финансового поощрения лучших сотрудников по итогам года, она должна постараться максимально укрепить корпоративный дух. Празднование Нового Года очень удачный, а главное своевременный повод это сделать. Люди должны спокойно работать, а не жить в страхе увольнения и сокращения зарплат. Зная, что компания, как и в старые добрые докризисные времена, порадует всех сотрудников новогодним праздником, большинство будет спокойно работать и ожидать наступление Нового Года.
Для компании, где рабочий график одинаков для всех, праздник устроить просто – достаточно определить место и время.На много сложнее компаниям, где персонал работает по сменам или круглосуточно. Здесь необходимо учитывать массу дополнительных нюансов. Компаниям, работающим по особому графику, предлагаю отойти от стандартной схемы построения праздника: торжественная часть, развлекательная программа, интерактив с гостями и дискотека. Если пойти по такой схеме, то у большинства гостей после праздника будет ощущение, что самое главное они пропустили. Предлагаю варианты, которые будут интересны для сотрудников компаний, где гости будут приходить и уходить в течение всего вечера. Такое мероприятие должно быть более длительным по времени проведения. Если стандартное время праздника 4-6 часов, то в нашем случае время необходимо увеличить до 6-10 часов. Это позволит построить определенный график прихода на праздник, при котором все сотрудники смогут его посетить Если бюджет мероприятия позволит, можно арендовать боулинг-клуб, картинг или фитнес-центр. Сотрудники, ведущие сидячий образ жизни в рабочее время, смогут отдохнуть и немного размяться. Ведь как известно, в здоровом теле – здоровый дух. Если бюджет более сдержанный, тогда программу необходимо делать блоками с музыкальными антрактами. При таком построении сценария праздника у гостей, которые должны уйти либо пришли через 2-3 часа после начала праздника не будет ощущение, что они опоздали или пропустили самое важное и интересное. Так же возможен вариант, когда методом лотереи и финансового поощрения выбирается группа людей, которые будут работать в то время, когда все остальные будут отдыхать. Поверти, в любой компании есть до 10% сотрудников, которым очень понравиться такая альтернатива походу на корпоративное мероприятие.
Обосновывают в большинстве это так: за счет экономии расходов на площадку - аренду зала, ресторана, клуба - появляется возможность подготовить и провести качественную развлекательную программу. Но это достаточно обманчивая экономия. К тому же есть еще один аспект, на который многие не обращают внимание. Нормальный праздник в офисе не провести. Служащим не удастся расслабиться, пребывая в офисных стенах, где они проводят порой 6, а то и 7 дней в неделю. Это как отпуск у себя в квартире – волей неволей к середине отпуска появляется желание сделать небольшой ремонт. После такого отпуска обычно остается ощущение усталости и сожаление о бестолково проведенном отпуске. И вместо праздника, который сплотит работников, у Вас получится обычный фуршет с задушевными беседами по углам. Праздник в офисе чаще всего уместен в том случай, если компания планирует в ближайшее время закрываться и таким нехитрым способом прощается со своими сотрудниками. Хотя редко, но бывают исключения из правил, и в офисе тоже удается создать атмосферу безудержного веселья. Но это скорее исключения, чем правило.
4. Банкет или фуршет?
Выбор ресторана, места проведения Часто компания задается вопросом: что лучше банкет или фуршет? А иногда пытаются совместить, оставляя в зале часть столов и стульев. Это ошибочное решение. В результате такого микса, часть гостей весь вечер сидит за столами, мирно беседуя с коллегами, которых они видят изо дня в день в офисе и совершенно не участвуют в празднике. Часть гостей, недовольная фактом, что для них не нашлось места, достаточно рано покидает мероприятие. И лишь 1/3 всего коллектива активно участвует во всех событиях, которые происходят на мероприятии! Правильно изначально определиться с задачами вечера, стилем мероприятия и вариантом - банкет или фуршет. Что касается экономии средств, то фуршетный вариант будет более экономный. Хотя, если отказаться от экзотических блюд и деликатесов, то вполне возможно сделать и хороший банкет. Важный момент – отдаленность места проведения от черты города. Необходимо обязательно учитывать тот факт, что часть гостей по каким-то причинам захочет или должна будет раньше покинуть праздник. Поэтому необходимо обязательно грамотно продумать Трансфер для гостей. Желательно, чтобы в течение всего вечера был транспорт, на котором гости спокойно смогут уехать в удобное для них время. Не стоит делать гостей заложниками места проведения праздника.
Есть отличный способ, как уменьшить расходы по напиткам. Самый простой – устроить безалкогольную вечеринку. Но это не совсем удачное решение. Как гласит одна мудрость: что для немца хорошо, для русского смерть. Коллектив вряд ли сможет понять вашу оригинальную идею. Самый известный способ экономии - договориться с рестораном о самостоятельной закупке всех напитков или о частично самостоятельной закупке. В этом случае необходимо согласовать с рестораном марки напитков, которые будет предоставлять ресторан, и докупить такие же напитки в такой же упаковке. Не лишним будет посоветоваться с рестораном о количестве каждого напитка, который Вы будете приобретать самостоятельно. Чтобы в общей сложности количество каждого наименования хватило до конца вечера. Дополнительный способ – договориться с компанией-производителем о дегустации. Это поможет частично уменьшить расходы на напитки.
6. Обязательные составляющие праздника Кроме места проведения, закусок и напитков, есть еще обязательные составляющие, без которых праздник может не состояться или будет не очень то похож на настоящий праздник.
Вот эти составляющие:
I. Техническое обеспечение
Звуковое оборудование – какое бы место Вы не выбрали для праздника – ресторан или офис – без пусть и небольшого, комплекта звукового оборудования Вам не обойтись. Музыкальный центр не сможет создать музыкальный фон праздника. Световое оборудование – многие, наверное, помнят дискотеки 70-80 годов, когда танцевали при включенном освещении. На праздник это было похоже с большой натяжкой. Чтобы создать завершенный образ праздника, без светового оборудования не обойтись. Это может быть профессиональный комплект, которым будет управлять светотехник либо небольшой комплект световых приборов, которые создадут общее настроение и сделают небольшие световые акценты в зале. Подиум необходимо использовать обязательно, если собирается коллектив больше 50 человек и если зал имеет не очень удачную форму – узкий и длинный. Подиум является тем местом в зале, куда устремлено внимание всех присутствующих. Это место для выступающих со стороны компании, для ведущего, артистов и музыкантов.
II. DJ
Профессиональный DJ сможет уловить настроение гостей в любой период праздника и создаст правильный и уместный музыкальный фон. Кроме этого, он будет оперативно реагировать на реплики гостей и ведущего. Поверти, если ведущий решит сымпровизировать и заговорит о каком либо проекте или событии уходящего года, DJ молниеносно среагирует и найдет в своей фонотеке нужную композицию. Любитель, страстно увлекающийся музыкой, не сможет так быстро отреагировать, т.к. его фонотека будет не столь велика, да и опыт у любителя скромнее.
Это человек, который является основным действующим и связующим звеном на празднике. Он дирижер праздника. Настоящий профессионал знает, когда и как необходимо вести программу. И если публика не совсем активно реагирует на запланированные развлечения, уверяю, хороший ведущий сможет правильно отреагировать на такую ситуацию. У него обязательно будет несколько заготовок, которые спасут положение.
Например, если во время мероприятия погаснет свет, ведущий это обоснует как сюрприз и заполнит паузу забавным монологом. Благодаря находчивости ведущего, гости возникшую проблему воспримут как запланированный сюрприз. Любитель в такой ситуации, скорее всего, растеряется и не сможет придумать оригинальное решение проблемы.
IV. Сценарий и конкурсная программа
Часто клиенты не понимают, зачем необходимо обращаться к специалисту, чтобы написать простой, с их точки зрения, сценарий.
Объяснение очень простое: правильно спланированный сценарий – залог успеха праздника. Необходимо четко понимать структуру праздничного события и знать точный период времени, который будет использован для каждой части. Такие знания дает лишь опыт и еще раз опыт. Если у тебя за спиной всего лишь опыт организации нескольких дружеских вечеринок для 10-15 человек, то вряд ли у тебя есть четкое представление о правильном построении праздника для коллектива людей, которые знакомы поверхностно, на уровне слов «как дела» либо вообще видят друг друга впервые.
При подборе и разработке конкурсной программы тоже есть масса подводных камней, которые сможет уловить лишь профессионал.
V. Реквизит для конкурсов, поощрительные призы для участников конкурсов и подарки для победителей Этому пункту традиционно мало уделяется внимание.
Чаще всего звучит вопрос-недоумение: а что, разве реквизит и подарки не входят в гонорар ведущего. Реквизит для конкурсов, поощрительные призы для участников конкурсов и подарки для победителей покупается исходя из конкретной стилистики праздника, специфики компании, возраста гостей и времени года. Ведущий может лишь подсказать оригинальные решения.
Утро после праздника всегда наполнено особыми впечатлениями. И у каждого они свои. Но неизменны две вещи, которые свойственны всем – это впечатления от праздника и желание посмотреть на все происходившее накануне еще раз. Приятные впечатления останутся обязательно при хорошо спланированном, организованном и проведенном празднике. А еще раз окунуться в эти впечатления поможет фото или видео съемка. Если сотрудники компании смогут посмотреть интересные и профессиональные фото с праздника, то эти хорошие впечатления еще долго будут оставаться у коллектива.
И поверти, во время обеда или перекура, Ваши сотрудники будут весело вспоминать праздник, а не сетовать на строгого руководителя или вредного секретаря!
8. Дополнительные детали
I. Музыкальные коллективы, танцевальные коллективы, артисты оригинального жанра
Это те составляющие, которые желательны на любом празднике, но, увы, не всегда вписываются в бюджет. Но и здесь возможны варианты. Например, вместо звездного музыкального коллектива можно пригласить коллектив, который великолепно исполняет кавер версии известных хитов. К тому же, звездные исполнители не брезгуют фонограммами. И о живом исполнении хитов мы можем только мечтать. Коллектив, исполняющий кавер версии как правило поет в живую и с душой.
II. Декор
Для того, чтобы праздник имел завершенный образ, необходимо использовать элементы декора. Это могут быть настоящие сценические декорации, например, огнедышащий вулкан для Гавайской вечеринки или живая ель, скромные елочные игрушки и гирлянды для Новогоднего огонька. Декор сделает те важные акценты, которые придадут красивый и гармоничный образ празднику. III. Пиротехника
Если Вы планируете порадовать своих сотрудников праздничным фейерверком, совет: обратитесь к профессионалам. Специалисты подберут Вам оптимальный набор, который действительно порадует и удивит всех. И не стоит переживать за высокую стоимость этого удовольствия. Как показывает опыт, дорогой фейерверк не всегда отвечает Вашим ожиданиям. Иногда небольшой, но насыщенный фейерверк дарит зрителям не меньше положительных эмоций. К тому же это не обязательно должен быть высотный фейерверк. Можно составить красивую композицию из наземных колес или фонтанов. Главное, чтоб этот сюрприз подготовили специалисты, а не любители.
А то получиться как в одном анекдоте:
Неделю не выхожу на улицу.
Стреляют.
Китайская пиротехника.
9. Как привлечь сотрудников компании к организации праздника?
Чтобы минимизировать бюджет праздника, можно привлечь к его подготовке сотрудников. В любой компании есть те, кто обладает удивительными талантами, которые могут порадовать коллектив. Достаточно лишь заблаговременно составить объявление «Мы ищем таланты» и разослать по отделам. Уверяю, ответ не заставит себя долго ждать.
Скромный бухгалтер может оказаться отличным фотографом или видеооператорам. И более того, в свободное время он ради удовольствия создает настоящие фото или видео шедевры. Вопрос с фото и видео съемкой у Вас решен.
Уверенная и энергичная сотрудница отдела продаж может оказаться еще и романтичной, лиричной натурой, которая пишет восхитительные рассказы или стихи. Вот Вам и сценарист праздника. Среди сотрудников компании обязательно найдется пара-тройка парней, регулярно посещающих тренажерный зал. Во-первых, это безусловно полезно для здоровья. А, во-вторых, это же готовые секьюрити на Вашем празднике. Порядок гарантирован.
Кроме этого, в компании обязательно есть хотя бы один человек, страстно увлекающийся танцами. А возможно, даже, победитель какого-то престижного конкурса среди любителей или профессионалов. Если такой сотрудник есть, тогда на Вашем празднике будет человек, который сможет провести мастер-класс для гостей по какому-либо танцу. А в клубе, где он тренируется, сможет подобрать еще несколько пар, которые выступят перед вашей компанией с танцевальными номерами. Необходимо обязательно учесть один важный момент – финансовое поощрение для этих сотрудников. Необходимо обязательно определить гонорар для сотрудников, которые будут задействованы в подготовке и проведении праздника. Конечно, хорошее слово и кошке приятно, но небольшая премия будет самым лучшим поощрением, для тех, кто в свободное от работы время и в день проведения праздника будет работать, а не отдыхать как весь коллектив.
10. Почему нужен организатор?
Очень часто в адрес организатора праздника звучит комментарий, что роль его невелика и незначительно. И в период финансовой нестабильности многие компании пытаюсь организовать праздник своими силами, без привлечения специалиста.
До определенного момента тактика кажется правильной:
И ресторан вроде бы неплохой подобрали.
И ведущий производит приятное впечатление.
И музыкальный коллектив хороший – «в свое время очень нашумевший проект».
Но в один прекрасный момент, незадолго до мероприятия, начинают возникать нюансы, о которых никто не мог и подумать:
- ресторан банкетом может вместить не 100 человек, как было изначально заявлено, а максимум 80, а про 100 человек упоминали, имея ввиду фуршет;
- мощности ресторана могут выдержать одновременно лишь работу кухни, кондиционеров и освещения; а вот для звукового и светового оборудования понадобиться генератор – а это дополнительные расходы;
- ведущий на поверку оказывается простым тамадой, который работает исключительно по тексту, а импровизация не его конек;
- да и «в свое время очень нашумевший проект» оказывается, нашумел то очень - но в одном небольшом городке в течение нескольких дней.
Как показывает опыт и отзывы клиентов, роль организатора важна. Он тот человек, который сможет взять на себя решение достаточно неожиданных и нестандартных ситуаций. А главным его помощником будет ОПЫТ.
В период финансовой нестабильности гонорар организатора может корректироваться для удобства компании. Это может быть фиксированный гонорар либо помощь в период подготовки праздника в форме консультаций.
Хочу надеяться, что мои советы будет любопытно почитать специалистам и взять на вооружение тем, кто планирует создать настоящий праздник своими руками. Всегда рада помочь и словом, и делом! И главное, с наступающим Новым 2009 годом!
Пусть Вам в следующем году сопутствует: вера в собственные силы, поддержка друзей, любовь родных и близких, множество интересных и незабываемых проектов!
Удачи!
С уважением, Екатерина Маремуха
праздничное агентство PARTYФОН
+380676576899
Email maremukha@gmail.com
Сайт www.partyphone.kiev.ua
