Корпоративные праздники – один из действенных механизмов нематериального стимулирования персонала. Важность правильной организации праздников часто недооценивается со стороны руководства компании. Между тем планирование корпоративних мероприятий должно быть частью общей стратегии организации и соответствовать целям и задачам ее кадровой политики. Корпоративные праздники создают позитивную атмосферу в коллективе.
Опираясь на многолетний опыт в проведении корпоративных мероприятий, мы сформировали своего рода алгоритм.
Но давайте по порядку.
1. Празднику быть
Но для начала нужно иметь четкую классификацию праздников, согласно той корпоративной культуре, которая есть у вас в компании. Как правило, в подавляющем большинстве компании – основные поводы, которые отмечаются это – Новый Год, День рождения компании, профессиональный или отраслевой праздник . Конечно же , не остаются без внимания и любимые праздники по «гендерному» признаку – 8 Марта и 23 февраля, но они обычно отмечаются более скромно.
У любого мероприятия есть 3 характерных признака:
1. Повод/Цели (какие преследуем и решаем)
2. Количество сотрудников/гостей
3. Бюджет
Предлагаю считать их основополагающими для определения масштабности мероприятия.
Давайте подробнее остановимся на первом признаке. Повод это и есть красный день календаря или особенная дата для компании. А вот цели могут быть самые разнообразные. Вот самые распространенные цели, которые пытаются решить компании посредством проведения мероприятия:
Цели корпоративних праздников:
1. Праздник как праздник
2. Тимбилдинг. Формирование и закрепление корпоративной культуры
3. Мотивация. Поощрение
4. Единый дух
5. Социальная политика
6. Внедрение идеи или моделей поведения.
И самое главное, что никогда не надо ставить знака равенства между Поводом и Целями. Возможно, мероприятие будет веселым и удачным, но если вы, как организатор совместно с руководством компании не определили целей мероприятия, то знайте, что половина бюджета была потрачена Вами впустую.
Хотя, сейчас очень актуальна следующая тенденция: все корпоративные мероприятия проходят под бодрым лозунгом «Тимбилдинг»! Существует ошибочное мнение: «повесилились» – значит «командообразовались».
Но все чаще и чаще в крупных компаниях явно прослеживается перспектива смещения акцента корпоративных событий с Corporate Events на HR Events, то есть на мероприятия с акцентом на решении проблем управления персоналом (см. пункты 3-6)
2. Как придумать/выбрать правильную концепцию.
Особой популярностью пользуются тематические или сюжетные сценарии, которые обыгрываются во всех элементах мероприятия: начиная от приглашения, украшения зала, блюд в меню, концертной программы и заканчивая памятными сувенирами.
Самое важное, чтобы выбранный или придуманный вами сценарии органично сочетался в возможной официальной частью мероприятия - подведением итогов работы компании за год, награждением сотрудников, и т. д…
Всё новое – это хорошо забытое старое.
Ниже ряд тем и сюжетов, которые чаще всего используются в сценариях для корпоративных мероприятий:
1. «Оскар» - Награждение сотрудников в разных номинациях
2. «Пионерский лагерь», «Пионерская зорька» - возврат в детство (летняя тема)
3. «Come back to the USSR» – Ностальгия по соцреализму
4. «О спорт! Ты – мир!» ( Спортивные соревнования Олимпиады, Пейнтбол, Боулинг)
5. Национальные вечеринки (украинская, узбекская, грузинская, итальянская, и т.д.)
6. «Фильм!Фильм!Фильм!» («Ирония судьбы», «Маска», «Карнавальная ночь» и т.д.)
7. БАЛ (цветов, у Золушки, Белый, Розовый, Голубой, бабочек, Хрустальный, шоколадный)
8. ТВ-программы («Поле чудес», «Угадай мелодию», «Слабое звено», «Кто хочет стать миллионером», «Самый умный», «Фабрика звезд», «КВН», «Форт Баярд»)
9. «В гостях у сказки»- («Три поросенка», «Морозко», «Теремок», «Бременские музыканты» и т.д.) 10. Голливуд (Шрек, Супергерои, Дети шпионов, Мадагаскар) и т.д.
11. ЭКШН - Агент ОО7, Агенты Национальной Безопасности
12. КАРНАВАЛ (Бразильский, Венецианский, Костюмированный)
13. Дискотека 80-х
14. Корпоративный мюзикл/капустник – в последнее время проводят в формате «Комеди Клаб» Каждую тему можно развивать и делать очень красиво и оригинально! Но мой самый главный вам совет: привлекайте к развлекательной программе своих сотрудников и коллег. Для этого надо заранее продумать степень участия: это могут быть сольные номера или номера, подготовленные отделами или службами, а самый идеальный вариант- микс их сотрудников разным отделов. Что называется «Тимбилдинг» в действии!
Артисты для праздника, в случае, если Вы решили организовывать его самостоятельно, без привлечения event-компании. Тут тоже нужно быть внимательным, подрядчики «из интернета» - артисты, музыканты, тот же звук, свет, фейерверки и даже рестораны, ВСЕГДА стремятся МАКСИМАЛЬНО заработать на разовом клиенте. Особенно не знающем «о подводных камнях». Да и проверить всех подрядчиков не всегда удается и действительно ли он хорошо поработает на самом мероприятии, взяв 100% предоплату, остается только догадываться.
3. Площадка для мероприятия
На выбор площадки для мероприятий влияет целый ряд факторов: сезонность, статус мероприятия и количество гостей, бюджет. Если речь идет о летних мероприятиях – то преимущество отдается мероприятиям на свежем воздухе, а если говорим о мероприятиях в холодные сезоны – то во главу угла встает количество гостей.
В случае, если в компании работает до 200 человек – к Вашим услугам богатый выбор ресторанов города Киева, если от 200 до 700 человек – то уже необходимо себе присматривать ночные клубы или развлекательные центры, ну а если в компании от 1,000 и более сотрудников – то вам уже нужны специальные площадки, способные вместить и разместить такое количество гостей. Список подобных площадок с расценками существует во всех Event-Агентствах и ресторанах выездного обслуживания, которые работают на этих площадках.
В случае, если Вам не приходилось выбирать площадку – то при выборе обратите внимание на следующие моменты:
1. Какая реальная вместимость зала (не будет ли тесно)
2. Эстетический вид или как говорят клиенты/заказчики «необшарпанные» стены 3. Узнайте, когда последний раз был ремонт
4. Гардероб, Туалетные комнаты ( наличие и состояние)
5. Зал для сбора и встречи гостей
6. Сцена
7. Есть ли «Свет и звук», либо это дополнительные затраты. В 70% площадок этот пункт отсутствует.
8. Танцпол
9. Гримерки
10. Подсобные помещения для кейтеринга (с подводом электричества на 220 и 380 Вт)
11. Охрана
12. Удаленность от центра, метро. Как гости будут добираться домой?
4. Меню
Один из самых ответственных шагов и самый «вкусный». Изысканное меню и сервировка стола. Самые популярные разновидности столов на корпоративных мероприятиях:
1. Коктейль
Один из самых распространенных форм приемов. Обычно сравнительно непродолжителен по времени и позволяет принимать значительное количество гостей (презентации, показы мод, церемонии награждения и открытия).
Это прием, на котором гости едят и пьют стоя. Коктейльный стол отличается от остальных столов тем, что на нем нет ни тарелок, ни вилок. Закуски и напитки сервируются на больших блюдах и предлагаются официантами в обнос. В качестве столовых приборов гости используют деревянные или пластмассовые палочки-«шпажки».
2. Фуршет
Основной прибор при сервировке – закусочная вилка. Отсюда и происходит название – «а-ля фуршет», что в переводе с французского означает «на вилку». Удобен для приемов с большим количеством гостей. На столах, помимо еды, помещаются стопками тарелки, раскладываются ножи и вилки. Гости подходят, берут тарелки, столовые приборы и выбирают приглянувшуюся им закуску на общих блюдах. Среди главных преимуществ фуршета – много гостей и свободное перемещение гостей.
3. Шведский стол (с посадкой)
Столы сервируются в виде буфетной стойки «по-шведски», устанавливают у стены или посередине комнаты.
Здесь размещают холодные и горячие закуски, салаты, соусы, хлеб, шевен-диши с горячими закусками и гарнирами, соусы, кондитерские изделия, фрукты и т.д. В отдельно оборудованном баре рядами ставят рюмки, бокалы, алкогольные и безалкогольные напитки. Закусочные тарелки – стопкой, горки с салфетками. Столы, за которыми рассаживаются гости, ставят отдельно и не сервируют.
4. Банкет
Самая торжественная сервировка, самая дорогая и статусная. Банкетные столы сервируют столовыми тарелками, приборами, стеклом и салфетками строго в соответствии с меню. При обслуживании банкета блюда и закуски подаются в определенной последовательности, согласно утвержденному регламенту мероприятия.
5. Барбекю
Лето. В отношении холодных закусок меню соответствует ассортименту и обслуживанию «шведского стола». Горячие блюда готовятся на мангалах. Одна из особенностей – «анимация» приготовление блюд на живом огне в присутствии гостей. Предварительно необходимо согласовать меню с рестораном и обратите внимание, что есть золотое правило – на 1 гостя примерно около 1 килограмма еды, без фруктов и напитков. При составлении меню важно соотношение мужчин и женщин. Если больше мужчин – акцент на мясные закуски, соленья, маринады, горячи закуски и вариации горячих блюд. Если женщин больше – рыбные закуски, овощные салаты, фрукты и разнообразный сладкий стол. Ассортимент напитков должен быть разнообразен – крепкие алкогольные напитки, шампанское, вино, минеральная вода и соки. Также при составлении меню следует учитывать продолжительность мероприятия – чтобы не получилось так, что в первый час гости всё съели… Вот примерно как должно выглядеть меню ( по ассортименту и выходам в граммах)
«Сколько вешать в граммах – 1 гостю, чтобы было весело и вкусно»
Пример Банкета с регламентом (19:00 – 24:00)
Составление меню из расчета на 1 персону.
Мясное ассорти – 100 гр.
Рыбное ассорти – 100 гр.
Салаты - 4-5 наименований 300 гр.
Маринады – 70 гр.
Горячие закуски – 100 гр.
Горячее – 200-300 гр. (! На банкете горячее блюдо подается сразу с подгарнировкой)
Десерты – 70-100 гр.
Фрукты - 200-300 гр.
Напитки:
Водка – 100 гр.
Шампанское – 150 гр.
Вино красное – 250 гр.
Вино белое - 150 гр.
Сок - 0,3л
Минеральная вода – 0,3л
В случае, если Вы решили воспользоваться услугами Ресторана выездного обслуживания, то имейте в виду, что они обычно рассчитывают и озвучивают Вам цену услуги на 1 персону. В эту цену входит: • Стоимость блюд
• официантское обслуживание
• транспортная доставка оборудования, инвентаря и продуктов к месту проведения
• аренда мебели (столы и стулья)
• аренда текстиля (скатерти, салфетки, напероны и т.д.)
• флористическое оформление столов и фуршетных линий – необходимо уточнить
5. «Приглашение на праздник»
Как говорил Станиславский – «Театр начинается с вешалки», так вот для гостей любое мероприятие начинается с приглашения.
Каковы каноны приглашения.
1. Внешний вид приглашения должен отражать статус и стилистическую направленность мероприятия. 2. Приглашения необходимо рассылать как минимум за 3 недели до дня проведения. После этого необходимо сделать 2 телефонных звонка. За 2 недели – получили? И планируете ли прийти? За несколько дней до даты – подтвердите свое присутствие.
3. В приглашении должны быть указано: Дата, Время, Регламент мероприятия, Адрес и как добраться, Dress-code (в идеальном приглашении), на одну или 2 персоны приглашение. 4. Ваше приглашение должно интриговать и создавать настроение. У получателя должно возникнуть стойкое впечатление, что если он не придет, то он пропустит главный праздник в своей жизни. В случае, если Очень распространенная практика «два в одном» - приглашение + купон для лотереи. Если Вы подойдете со всей серьезностью к информации, размещенной в приглашении, то Вам гарантированы гости, которые придут вовремя, в соответствующих статусу мероприятия нарядах, с настроением и драйвом.
6. Подарки
«Перед Новым годом наш город наводнили партией поддельных елочных игрушек. Выглядят как настоящие, а вот радости от них – никакой»
Все любят подарки. Но не все умеют их делать и преподносить. Это относится как к отдельным людям, так и к компаниям. Мода на подарки существует. Удивлять стало все сложнее, поэтому на первый план выходят нестандартные подарки.
Офисными подарками уже никого не удивишь. Модны «домашние» подарки – для дома, для семьи. Люди все больше внимания уделяют своему дома. Они устали от суеты и ищут уюта и тишины. Например, Свечи – многолетний лидер Новогодней темы. Я искренне верю, что свечи сжигают негатив трудного дня. Упаковка едва ли не важнее самого подарка. Универсальный вариант упаковки подарка мужчине – в виде посылки или бандероли. Сначала в вельветовый или холщовый мешочек/ а потом в крафтовую бумагу/ перетягивается бечевкой и заливается печатью из сургуча. Желательно, чтобы печать была с логотипом Вашей компании. Последняя мода в женском подарке – декорирование живыми цветами. Придумывать и преподносить подарки – это целое искусство. И самое страшное для подарка это формализм, когда подарок делается без души, а согласно выделенному бюджету и категории. У нас есть Памятка «Какой должен быть подарок» - там всего 7 пунктов, как 7 нот или 7 цветов в радуге и их нетрудно запомнить:
1. Подарок должен быть приятным для глаз (визуалы)
2. Подарок должен быть приятным на ощупь: мягким, шелковым, лаковым… «Приятно трогать и держать в руках». (кинестетики)
3. Подарок «должен звучать»!: шуршать бумагой, булькать, греметь, звенеть. Вручается под музыку и грохот петард… (аудиалы)
4. Подарок должен погрузить человека в воспоминания, детство, мечту, сон, фантазии…
5. Подарок должен приятно и вкусно пахнуть!
6. Подарок не имеет право быть безвкусным – съедобен он или нет!
7. Подарок должен вызывать улыбку!
Каждый раз, задумываясь о подарке и рассматривая варианты – попробуйте «прогнать» их по этим пунктам…
Это шаг, о котором надо помнить еще в самом начале подготовки к мероприятию. Не забывайте всё планировать, и желательно планировать в письменном виде. Определять сроки, расставлять точки контроля. Назначать ответственного за каждый пункт. Составление календарного плана позволяет экономить и деньги, и время. Вот план, который мы вместе составили на мастер-классе с клиентами. Определены следующие параметры:
1. Повод и Цели
2. Бюджет
3. Дата проведения
4. Количество гостей
1. Выбор Event-Агентства
a. Составление технического задания «от нас»
b. Проведение Тендера. Рассматриваем 2-3 агентства
c. Выбор Агентства. Посещение одного из их мероприятий, либо получение рекомендаций.
2. Выбор площадки
a. Осмотр
b. Бронирование
c. Определение координатора по площадке
d. Совместный осмотр с подрядчиками (свет, звук, гримерные, электричество, гардероб и туалетные комнаты)
e. «Тест-драйв» - посещение площадки во время проведения там мероприятия
f. Доставка к месту мероприятия и разъезд гостей после мероприятия
3. «Зрелища»
a. Согласование и утверждение сценария
b. Определение координатора по развлекательной части
c. Выбор ведущего
d. «Демо-кассеты» задействованных артистов
e. Проработка части развлекательной программы, где участвуют сотрудники
4. «Хлеб»
a. Выбор ресторана/кейтеринга
b. Определение координатора
c. Составление и утверждение меню
d. Дегустация (образец накрытия стола и дегустация блюд)
e. Алкоголь на мероприятии
5. «Детали»
Приглашения. Печать. Рассылка. Обзвон
Подарки. Придумаваем/подбираем. Упаковываем. Доставляем.
8. Оценки эффективности мероприятия
Вот и еще прошло одно мероприятие.
Необходимо подвести итоги. Отметить все успехи, провалы и погрешности, дабы на следующем мероприятии не повторять ошибок, либо провести еще на более высоком качественном уровне. Подведение итогов и получение обратной связи должно проходить на нескольких уровнях. Во-первых, итоги должны подвести для себя сами организаторы, ведь только они знают, что задумывалось и что получилось в итоге. Во-вторых, нужно спросить у непосредственных участников мероприятия, то есть у гостей. Эффективней всего это сделать в виде анкеты обратной связи. Составьте анкету с 8-10 вопросами (не больше) и попросите оценить по 5-ти бальной шкале, либо «отлично», «хорошо», «удовлетворительно», «отвратительно»/»ужасно» - сделайте пустые строчки для дополнительных высказываний восторгов либо негодования. В случае, если Вы сделаете анкету анонимной, то вероятность получить более достоверную, эмоциональную оценку, увеличивается. А если, попросите оставить назвать себя – то возможно получение социально-ожидаемых ответов. Какие ответы необходимы – выбор за Вами.
И, наконец, последний шаг! Шаг в будущее …
9. «В жизни всегда есть место празднику». Готовимся к следующему
Занимаясь организацией праздников к компании на постоянной основе – старайтесь создавать свои традиции! Это «правильно»! Это «по-настоящему»!
Проработав в крупном отечественном холдинге более 7-ми лет, из года в год каждое 8 марта все топ-менеджеры мужчины в белых сорочках с цветами в руках встречали всех сотрудниц на ресепшн. Это стало традицией/легендой, о которой рассказывали всем новеньким сотрудницам, а и у топ-менеджеров мужского пола было записано как один из пунктов контракта «Обязанности в марте месяце». Это очень незначительный, но показательный пример.
В целом все мероприятие организовать самостоятельно «под ключ» можно, но хлопотно и по времени ой как затратно. А желанной оптимизации бюджета, по крайней мере, в Ваши первые несколько мероприятий, так и не будет. Выход все же есть. Наилучшее решение, для организации отличного корпоративного праздника за реальные деньги – обратиться в .
Event-агентство с хорошими рекомендациями и положительным опытом работы. Найти нелегко – но работать с такими, ой как приятно.
В компании «Солнечный круг»мы много инвестируем в свои знания и технологии проведения корпоративных праздников.
Чем мы можем быть Вам полезны:
Внимательные, пунктуальные, знающие свое дело event-менеджеры
База подрядчиков по всем видам профессиональных услуг на event рынке;
Доступ ко всем новинкам индустрии event менеджмента
«Прозрачность» на всех этапах ведения проекта
Оптимизация Вашего бюджета
Отличные рекомендации от клиентов
А также мы с удовольствием участвуем в тендерах, предлагая лучшие сценарии и условия работы!
Ваш ПРАЗДНИК – это всегда ДВОЙНОЙ ПРАЗДНИК для нас. Приглашая вас к сотрудничеству, мы вас не подведем. Гарантия тому – наше имя, имидж и многолетний опыт на рынке услуг по организации праздников.
Доверьтесь нашему огромному опыту в проведении мероприятий – разнообразных по задаче, количеству человек, стилистике, организации.
Еще думаете? Звоните, чтобы приступить к подготовке лучшего из Ваших праздников!
Тел/факс: (044) 362-03-49
Тел: (067)880-91-72
Тел: (067)627-42-94
Event-союз Солнечный круг
P.S. Новый Год уже скоро! Мы приготовили 2010 креативных идей новогоднего праздника! Звоните!
