Статьи - Поговорим о корпоративах! - Корпоративные мероприятия :

Ивент-менеджмент: корпоративные «пряники» для персонала

Практически каждая компания уделяет первостепенное внимание привлечению и удержанию лучших сотрудников. Зачастую руководители полагают, что главное — высокое материальное вознаграждение, однако немаловажную роль играет и нематериальный фактор. Корпоративная культура, командный дух, хорошие отношения на работе — эти ценности не учитываются в бухгалтерских ведомостях, но именно благодаря им работник остается верным своей компании.

На работе люди проводят добрую половину своей жизни. Можно даже сказать, что качество жизни отдельного человека в большой степени зависит от норм корпоративной культуры. Хорошо организованный совместный досуг сотрудников и руководства компании — лучшее признание трудовых заслуг всего коллектива.

Корпоративные праздники требуют дополнительных усилий и затрат, однако полученный результат того стоит: такие «события» сплачивают коллектив, дают возможность руководителям увидеть в сотрудниках людей, а не «кадры», «человеческий фактор» или «ресурс». Людей, которые любят свое дело, знают его, могут ради достижений целей компании работать с большой отдачей. Это сотрудники, а не офисная техника, готовы задерживаться, выходить на работу в праздники, работать в авральном режиме, если того требуют интересы компании. Корпоративные мероприятия — один из элементов признания руководителями заслуг всего коллектива.

Корпоративный праздник — обязательная часть культуры компании, эффективный инструмент формирования позитивной мотивации работников. Сплоченность и творческий настрой команды невозможно купить за деньги. Для того чтобы праздник не только удался, но и принес пользу коллективу, следует четко определить цели, которых необходимо достичь. Исследователи корпоративной культуры рекомендуют регулярно проводить праздники, поскольку это позволяет:

• установить корпоративные нормы поведения;
• мотивировать сотрудников к новым достижениям;
• выявить проблемы, снять напряженность в коллективе;
• сплотить коллектив (особенно сформированный недавно);
• установить неформальные связи, облегчающие общение;
• провести диагностику настроения сотрудников;
• развить творческий потенциал работников;
• наградить лучших сотрудников, показать важность для всей компании их вклада в общее дело.

Организация корпоративного праздника

Важнейшее условие получения отдачи от вложенных средств — тщательная подготовка, исключающая технические накладки, неувязки и банальную скуку. Для качественной организации праздника (как отдельного проекта) желательно сформировать команду из работников отдела по управлению персоналом, административно-хозяйственного управления и пр. Команда должна предложить идею, написать план работы и перечень мероприятий, своего рода инструкцию для проведения праздника. Это два разных документа, которые окажут неоценимую помощь, если их правильно составить, с определением ответственных лиц.

Нередко сложность проведения корпоративных мероприятий побуждает директора по персоналу отдавать эту работу на аутсорсинг, привлекать внешних провайдеров. В самом деле, обращение к компаниям, специализирующимся на организации определенных мероприятий, дает ряд преимуществ. Прежде всего, это комплексный подход. Разработку сценария, оборудование (или аренду) помещения, составление меню и решение прочих специфических проблем возьмут на себя специалисты, а не дилетанты. Однако если вы решили организовать корпоративный праздник своими силами, вот ряд советов, которые может дать эйчару профессиональный ивент-менеджер (специалист по организации праздничных мероприятий):

• Начните с опроса мнений. Выясните, какой процент сотрудников одобряет саму идею корпоративного праздника. Если это очень небольшой круг лиц, необходимо за определенное время (не менее полутора месяцев) подготовить «общественное мнение»: разместить в корпоративной прессе, на сайте или на доске объявлений интригующую идею праздника, намекнуть о возможности сюрпризов, поместить выдержки из меню, дать рекламу ресторана и т. п.
• Сформируйте команду сотрудников, ответственных за мероприятие. Они должны работать над воплощением его идей в рабочее время и воспринимать эти задачи как часть трудового процесса, а не непосильную нагрузку к имеющимся у них функциям.
• Сценарий мероприятия желательно согласовать с руководителем, но написать полный план корпоративной вечеринки должен специалист, чтобы избежать «эффекта Огурцова» из известного фильма «Карнавальная ночь».
• Помещение, где будет проводиться мероприятие (или место для отдыха на природе), должно быть обязательно подготовлено. Если это выезд на природу, эйчар должен удостовериться, что к моменту приезда сотрудников там сможет расположиться весь коллектив; позаботиться об инвентаре, развозке после мероприятия и пр. Если это праздник в офисе, помещение должно быть определенным образом «преображено», иметь праздничный вид, давать достаточно места для размещения всех участников.

Организационную часть необходимо детально прописать по всем направлениям:

• логистика;
• помещение;
• обслуживание;
• инвентарь и т. п.

Остановимся более подробно на всех составляющих мероприятия.

Цели

Ивент-менеджмент (от англ. event management — организация событий) как отдельное направление бизнеса начал развиваться на Западе в середине 80-х годов ХХ века, когда возможности прямой рекламы, а также различных рекламных и BTL-акций были исчерпаны. С тех пор организация праздников прочно вошла в практику как крупнейших корпораций, так и небольших компаний. Отметим, что в Украине возможности для развития ивент-бизнеса очень велики и предложение даже несколько опережает запросы рынка. К сожалению, руководители многих отечественных компаний считают, что все бизнес-мероприятия (причем и конференции, и семинары, и корпоративные встречи, и презентации) — не более чем новая разновидность совместного времяпрепровождения коллег, совмещенная с обильными возлияниями. Главная же цель — повышение мотивации сотрудников; поддержание корпоративного духа, чувства команды при этом остается вне их внимания.

Все же в последнее время наблюдается и более грамотный, управленческий подход к корпоративным мероприятиям: их результатами должны быть повышение эффективности бизнеса и формирование лояльности партнеров и сотрудников компании.

Средства

Необходимо правильно составить техническое задание компании, занимающейся организацией услуг. При проведении мероприятий важно учитывать сезон года. Так, летом целесообразно использовать площадки на открытом воздухе, организуя разнообразные соревнования и подвижные игры; зимой формат мероприятий, как правило, — театрально-концертный. Если руководство компании любит зимние виды спорта, это не должно создавать проблему для остальных сотрудников — не стоит в принудительном порядке «выгонять всех на природу» в мороз. Однако мы советуем менеджерам, планирующим мероприятия, отказываться от стереотипов. Зимой можно организовать, например, катания на санях и горячие закуски в павильонах на открытом воздухе, а летом среди вереницы бесконечных пикников неплохо будет смотреться концерт на берегу озера. По-настоящему важна в этом деле профессиональная организация праздника — практически любой формат можно наполнить интересным содержанием независимо от времени года.

Оцените подготовку к мероприятию по следующим критериям:

1. Оригинальность идеи. Убедитесь в том, что похожие идеи не представлены в интернете, не встречались на мероприятиях ваших коллег. Если разработчиком сценария выступает ивент-компания, поинтересуйтесь ее авторством и обязательно требуйте адаптации под вашу компанию.

2. Финансовые затраты. При количестве участников мероприятия до 50 человек для организации проекта необходима работа, по меньшей мере, трех человек. (Гонорар ивент-компании в пределах 200 у. е. предполагает, что над постановкой праздника будет работать не более двух человек.)

3. Качество услуг ивент-компании. Если вы решили обратиться к профессиональному организатору праздников, поинтересуйтесь сроком работы этой компании на рынке услуг, потребуйте портфолио. Убедитесь, что ивент-менеджер специализируется на предоставлении услуг именно в том формате, в котором вы видите свой корпоративный праздник. Профессиональные организаторы концертов не всегда способны с тем же качеством подготовить выезд на природу.

4. Сроки. Как показывает наш опыт, для нормальной организации корпоративного праздника необходимо от трех недель до двух месяцев. Начиная работу, вам необходимо подготовить календарный план задач (или потребовать составление такого плана от агентства, с указанием всех статей расходов).

Работы следует начинать с выбора концепции (идеи) мероприятия. На этом этапе определяются и средства, которые компания готова выделить на праздник.

Необходимо учитывать требования к месту, возникающие при разработке той или иной идеи. Для «пиратского брига» или «лесных разбойников» подойдет клуб или загородный комплекс в лесопарковой зоне, но никак не спорткомплекс или плавательный бассейн.

При выборе идеи праздника следует учитывать возрастную категорию сотрудников и гостей, их социальный статус, уровень дохода. Лучше всего приглашать людей в те места, куда они могут себе позволить пойти. Если клуб или пансионат для отдыха окажется слишком дорогим, участники не будут чувствовать себя комфортно. Более того, сотрудники воспримут такую щедрость компании как расточительство руководства, не понимающего их истинных интересов. Потратив значительные средства, можно демотивировать персонал, подчеркнув «пропасть» между топ-менеджментом и рядовыми сотрудниками, вместо того, чтобы укрепить чувство команды.

Когда будет принят рабочий вариант концепции, можно приступать к составлению меню банкета/фуршета, выстроить концертную программу, выбрать ведущего.

Далее необходимо уточнить бюджет мероприятия.

Если вы решили обратиться к услугам ивент-компании, она может предоставить готовый бюджет праздника. Не спешите с ним соглашаться. Попросите представителя агентства мотивировать каждую статью расходов. В принципе, агентство стоит на страже интересов заказчика в переговорах по аренде залов и пр., поэтому сделайте ивент-менеджера вашим партнером — попросите совета, где допустима экономия.

Когда бюджет согласован, можно оформлять документы на оплату. Перед этим лучше уточнить, является ли согласованный бюджет окончательным. Если возможны дополнительные затраты, лучше заранее создать резервный фонд на «непредвиденные расходы» (как правило, он составляет не более 5% от общего бюджета мероприятия). Пример сценария и сметы расходов на организацию корпоративного праздника приведен в приложении.

Если компания пользуется услугами профессиональных организаторов праздников, необходимо перечислить и зафиксировать в договоре все обязанности агентства, чтобы не пришлось выполнять работу, за которую, как вы полагали, отвечает ивент-компания.

Сомнения в компетентности выбранного организатора можно разрешить таким образом: составьте список из 10–15 вопросов о ходе подготовки мероприятия, пригласите двух-трех представителей ивент-компании и проведите «экзамен» по вашему проекту. Профессионалы на все вопросы ответят быстро и слаженно.

Результат

Успех корпоративного праздника на 90% зависит от четкости поставленной задачи. Поэтому прежде чем планировать мероприятие, проясните для себя ряд вопросов:

1. На кого оно рассчитано? Праздник не должен быть безадресным. Программа для небольшой IT-компании будет отличаться от юбилея швейной фабрики.
2. Каковы цели мероприятия — зачем оно нужно и почему без него нельзя обойтись?
3. Сколько человек можно выделить на его подготовку? Если эйчару, ответственному за корпоративный праздник, помогает только один сотрудник, необходимо обратиться к профессиональным ивент-менеджерам; если два-три человека, то небольшая компания может справиться собственными силами и привлечь профессионалов только для организации концертной программы или фуршета.
4. Что абсолютно недопустимо во время проведения мероприятий? Очень важно установить нормы и правила поведения, приемлемые для всех без исключения участников.
5. С каким настроением сотрудники и гости должны уйти домой? Недопустимо бестактной шуткой или неудачным «сюрпризом» испортить настроение кому-либо из участников.

Именно для создания общего настроя праздника, «сухого остатка», и проводится вся напряженная работа. Приглашение ивент-менеджеров — не панацея. Они не сделают чуда, если руководство компании не сможет ответить, для чего сотрудникам компании или ее клиентам нужен праздник.

 Приложение

План-сценарий корпоративной вечеринки
«20–30-е – эпоха НЭПа»

Предварительная смета стоимости проведения
корпоративной вечеринки «20-е годы, эпоха НЭПа»